El presupuesto es el primer documento serio que recibe un cliente de ti. Si está claro, completo y bien presentado, transmite profesionalidad antes incluso de empezar el trabajo. Si es confuso, genera dudas y regateos. En esta guía vemos cómo hacer un presupuesto que se entienda a la primera, con un ejemplo real al final. Si prefieres ir directo, descarga nuestra plantilla de presupuesto en Excel y Word.
1. Reúne la información antes de escribir
Un buen presupuesto empieza antes de abrir Excel. Anota qué pide exactamente el cliente, qué plazos tiene, qué materiales o herramientas necesitarás y qué no está incluido. Cuanto mejor definas el alcance, menos discusiones tendrás después. Si hay dudas, pregunta ahora: un presupuesto basado en suposiciones acaba costándote dinero.
2. Datos que no pueden faltar
- Tus datos completos: nombre o razón social, NIF, dirección, teléfono y correo.
- Datos del cliente.
- Número de presupuesto y fecha.
- Conceptos con cantidad, precio unitario e importe.
- Base imponible, IVA y total.
- Validez, forma de pago y condiciones.
3. Describe los conceptos como si el cliente no supiera nada
«Trabajos varios» no es un concepto; «Sustitución de grifo monomando en cocina, incluye material y mano de obra (2 h)» sí lo es. Desglosa lo suficiente para que el cliente vea qué paga, pero sin convertir el documento en una lista interminable. Regla práctica: entre tres y diez líneas. Si el proyecto es grande, agrupa por fases (diseño, desarrollo, puesta en marcha) y detalla dentro de cada fase.
4. Calcula el precio (y no te olvides de nada)
El precio de cada concepto debe cubrir tu tiempo, los materiales, los gastos generales (cuota de autónomo, seguros, software, desplazamientos) y un margen. Un error muy común es presupuestar solo las horas «de trabajo» y olvidar reuniones, revisiones, correcciones y gestión. Como orientación, muchos profesionales añaden entre un 10 % y un 20 % al tiempo estimado para imprevistos.
Indica siempre si los precios son con o sin IVA. Para clientes particulares muestra el total con impuestos: es lo que van a pagar y evita sorpresas. Recuerda que en 2026 el tipo general de IVA sigue siendo el 21 %, con tipos reducidos del 10 % y 4 % para determinados productos y servicios.
5. Fija validez, forma de pago y condiciones
Un presupuesto sin fecha de caducidad es un problema: el coste de los materiales cambia y no quieres estar obligado a un precio dentro de un año. Lo habitual es una validez de 15 a 30 días. En la forma de pago, pide una parte por adelantado en trabajos largos (el 30 % o el 50 % al aceptar) y el resto a la entrega. Añade dos o tres condiciones claras: qué no está incluido, qué pasa con los cambios que pida el cliente durante el trabajo y cómo se facturarán.
6. Presentación y envío
Envía el presupuesto en PDF, nunca en Excel o Word editable. Ponle un nombre reconocible (Presupuesto_2026-014_ClienteX.pdf) y acompáñalo de un correo breve resumiendo el trabajo, el precio y el plazo. Si no tienes respuesta en una semana, un recordatorio amable suele funcionar.
Ejemplo de presupuesto
Imagina que te piden una página web corporativa. Un presupuesto claro tendría estas líneas: «Diseño de página web corporativa (5 secciones), 1 × 1.200 € = 1.200 €», «Horas de desarrollo adicionales, 10 × 45 € con 10 % de descuento = 405 €», «Mantenimiento mensual, 1 × 60 € = 60 €». Base imponible: 1.665 €. IVA 21 %: 349,65 €. Total: 2.014,65 €. Validez 30 días, 50 % al aceptar y 50 % a la entrega. Es exactamente el ejemplo que verás cargado en la plantilla.
Errores que debes evitar
- Enviar el presupuesto sin número ni fecha.
- No indicar si el precio incluye IVA.
- Describir los conceptos de forma tan vaga que el cliente no sabe qué compra.
- Olvidar la validez: te obliga a mantener el precio indefinidamente.
- Presupuestar por debajo de coste para «ganar el cliente»; casi nunca compensa.
Cuando el cliente acepte, convierte el presupuesto en factura. Te explicamos cómo en cómo hacer una factura siendo autónomo y aclaramos las dudas entre ambos documentos en diferencia entre presupuesto y factura.