Acabas de darte de alta y tienes tu primer cliente. Enhorabuena: ahora toca facturar. Saber cómo hacer una factura siendo autónomo es más sencillo de lo que parece si sigues una estructura fija. En este artículo repasamos los requisitos legales, los impuestos que debes reflejar y los errores más habituales. Si quieres empezar ya, descarga la plantilla de factura para autónomos con los cálculos automáticos.
Requisitos legales de una factura
El Real Decreto 1619/2012 regula qué debe contener una factura. Para una factura completa (la normal), estos son los elementos obligatorios:
- Número y serie. Correlativo, sin saltos ni duplicados. Puedes usar series distintas (por ejemplo, una para facturas rectificativas).
- Fecha de expedición, y fecha de la operación si es diferente.
- Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de los bienes o servicios, con precio unitario sin impuestos, descuentos y base imponible.
- Tipo de IVA y cuota. Si la operación está exenta, la referencia legal.
- Retención de IRPF, cuando corresponda.
- Importe total.
El IVA en tus facturas
Como autónomo, repercutes el IVA al cliente y lo ingresas trimestralmente en Hacienda (modelo 303). El tipo general es el 21 %. El reducido del 10 % se aplica, entre otros, a hostelería, transporte de viajeros o determinadas obras; el superreducido del 4 % a productos básicos como pan, leche o libros. Algunas actividades están exentas (formación reglada, servicios sanitarios, seguros…). Si estás exento, tu factura no lleva IVA pero debe indicar el artículo de la Ley que lo justifica.
La retención de IRPF
Si tu actividad es profesional (abogado, diseñador, consultor, programador, formador… en general, epígrafes de la sección 2ª del IAE) y facturas a una empresa o a otro autónomo, debes aplicar una retención de IRPF: el cliente se la queda y la ingresa en Hacienda por ti. El tipo general es el 15 %; durante el año de alta y los dos siguientes puedes aplicar el 7 %. Si facturas a un particular, no hay retención. Lo explicamos con ejemplos en retención de IRPF en facturas de autónomos.
Ejemplo de cálculo
Servicio de consultoría por 1.665 € de base imponible a una empresa. IVA 21 %: +349,65 €. Retención IRPF 15 %: −249,75 €. Total a pagar por el cliente: 1.764,90 €. Fíjate en que cobras menos de la base más el IVA, pero esa retención es un adelanto de tu impuesto de la renta, no un coste.
Tipos de factura
- Completa: la estándar, con todos los datos.
- Simplificada: para importes de hasta 400 € (o 3.000 € en actividades como hostelería o transporte). No necesita datos del cliente.
- Rectificativa: corrige una factura anterior. Debe indicar la factura que rectifica y llevar su propia serie.
- Proforma: no es una factura fiscal, sino una oferta. Más información en presupuesto, proforma y factura.
Cuándo y cómo enviar la factura
Emite la factura al terminar el servicio o entregar el producto, y como muy tarde el día 16 del mes siguiente si el cliente es empresa o autónomo. Envíala en PDF, con un nombre claro, y guárdala junto a las facturas recibidas: te harán falta para los modelos 303 (IVA) y 130 (IRPF, si no te retienen en al menos el 70 % de tus ingresos) y para la declaración de la renta. Conserva todo al menos cuatro años.
Verifactu y facturación electrónica
La Agencia Tributaria está implantando Verifactu, un sistema que exige que el software de facturación genere registros verificables. Las fechas de obligación han cambiado varias veces; a fecha de este artículo las sociedades y los autónomos tienen plazos escalonados a lo largo de 2027. Nuestra plantilla es válida para emitir facturas hoy, pero te recomendamos confirmar con tu gestor cuándo tendrás que pasar a un programa homologado.
Errores frecuentes
- Saltarse números o reutilizar uno.
- Olvidar la retención cuando el cliente es empresa.
- Poner el IVA «incluido» sin desglosarlo.
- Facturar a un particular con retención de IRPF.
- Borrar una factura emitida en lugar de hacer una rectificativa.
- No indicar la referencia legal en operaciones exentas.
Antes de facturar, casi siempre habrás enviado un presupuesto. Si aún no lo haces, mira cómo hacer un presupuesto.