Hacer una factura correcta no es difícil, pero tiene sus reglas: numeración correlativa, datos fiscales completos, IVA desglosado y, en muchos casos, retención de IRPF. Esta plantilla de factura para autónomos lo resuelve: rellenas los datos y el Excel calcula base imponible, IVA, retención y total a pagar. También te la damos en Word y PDF.
Qué incluye la plantilla de factura
- plantilla-factura-autonomos.xlsx: factura con tabla de conceptos y totales automáticos. El IVA se elige en un desplegable (21, 10, 4 o 0 %) y la retención de IRPF en otro (15, 7 o 0 %). Las celdas que debes rellenar están en azul sobre fondo amarillo.
- plantilla-factura-autonomos.docx: versión en Word con el mismo diseño, bloque de forma de pago con IBAN y espacio para firma.
- plantilla-factura-autonomos.pdf: para imprimir.
- Hoja de instrucciones con el contenido obligatorio de una factura y cuándo aplicar cada tipo de retención.
Cómo usar la plantilla de factura en Excel
- Escribe tus datos fiscales (nombre, NIF, dirección) y los del cliente.
- Pon el número de factura. Debe ser correlativo y sin saltos: 2026-001, 2026-002…
- Añade los conceptos con cantidad y precio. El importe de cada línea se calcula solo.
- Elige el tipo de IVA. El general es el 21 %.
- Elige la retención de IRPF: 15 % si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo; 7 % si estás en el año de alta o en los dos siguientes; 0 % si facturas a un particular o tu actividad es empresarial y no profesional.
- Revisa el total a pagar, exporta a PDF y envíala.
Si antes de facturar enviaste un presupuesto, usa nuestra plantilla de presupuesto: tiene la misma estructura y podrás copiar los conceptos directamente.
Contenido obligatorio de una factura
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige que toda factura completa incluya, como mínimo:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición (y fecha de la operación si es distinta).
- Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción de las operaciones, con precio unitario sin impuestos y descuentos.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante.
- Si procede, la retención de IRPF y el importe total a pagar.
- Mención de la exención de IVA si la hay (por ejemplo, «operación exenta según el art. 20 de la Ley del IVA»).
Hay una explicación completa, con ejemplos, en cómo hacer una factura siendo autónomo. Y en la retención de IRPF en las facturas resolvemos la duda más habitual: cuándo aplicar el 7 % y cuándo el 15 %.
Factura simplificada, proforma y rectificativa
La plantilla es una factura completa, la que necesitas para clientes empresa o cuando el cliente te lo pide. Para importes pequeños a particulares (hasta 400 € en general) puedes emitir una factura simplificada, que no requiere los datos del cliente. La factura proforma no es una factura a efectos fiscales: es una oferta detallada, muy parecida a un presupuesto (lo explicamos en presupuesto vs factura). Y si te equivocas en una factura ya emitida, no la borres: emite una factura rectificativa con su propia serie.
Conserva tus facturas
Guarda las facturas emitidas y recibidas al menos cuatro años (plazo de prescripción fiscal); si eres sociedad, el Código de Comercio eleva el plazo a seis. Un PDF por factura en una carpeta por trimestre es más que suficiente para empezar. Ten en cuenta también que la Agencia Tributaria está implantando el sistema Verifactu de facturación electrónica: consulta con tu gestor las fechas de obligación que te afectan.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar sin ser autónomo?
Para facturar necesitas estar dado de alta en Hacienda (modelo 036/037). El alta en la Seguridad Social depende de si la actividad es habitual; consúltalo con un gestor.
¿La plantilla sirve para una sociedad limitada?
Sí. Rellena la razón social y el CIF, pon la retención de IRPF a 0 (las sociedades no la aplican en sus facturas de venta) y completa la línea de inscripción registral.
¿Qué pasa si me salto un número de factura?
La numeración debe ser correlativa. Si hay un salto, Hacienda puede pedir explicaciones. Si anulas una factura, emite una rectificativa en lugar de eliminarla.
2 comentarios en «Plantilla de factura para autónomos en Excel, Word y PDF (con IVA e IRPF)»
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