Presupuesto, proforma, factura, albarán… Son documentos que aparecen en cualquier relación comercial y que se confunden a menudo. La diferencia entre presupuesto y factura es esencial: uno es una oferta y el otro un documento fiscal con efectos legales y tributarios. Vamos a verlo con claridad.
Qué es un presupuesto
Un presupuesto es una oferta detallada que envías a un cliente antes de hacer el trabajo: qué vas a hacer, cuánto cuesta y en qué condiciones. No tiene valor fiscal (no declaras IVA por él), pero sí valor contractual: si el cliente lo acepta, te compromete a respetar el precio durante el plazo de validez. Por eso debe incluir siempre la fecha de caducidad. Puedes descargar una plantilla de presupuesto lista para usar.
Qué es una factura proforma
La factura proforma es, en la práctica, un presupuesto con formato de factura. Se usa mucho en comercio internacional (para trámites de aduana o para que el cliente tramite un pago anticipado) y cuando el cliente necesita un documento previo para autorizar la compra. No es una factura: no se contabiliza, no lleva número de la serie de facturas y no genera obligación de IVA. Escribe siempre «PROFORMA» en un lugar visible para evitar confusiones.
Qué es una factura
La factura es el documento fiscal y legal que acredita una venta o prestación de servicio ya realizada. Genera la obligación de declarar el IVA, sirve como justificante de gasto para el cliente y debe cumplir los requisitos del Reglamento de facturación: numeración correlativa, datos fiscales de ambas partes, desglose de impuestos… Tienes la lista completa en cómo hacer una factura siendo autónomo y una plantilla de factura con IVA e IRPF automáticos.
Comparativa rápida
| Presupuesto | Proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| Momento | Antes del trabajo | Antes del pago o entrega | Después del trabajo o entrega |
| Validez fiscal | No | No | Sí |
| Numeración correlativa obligatoria | No | No | Sí |
| Genera IVA | No | No | Sí |
| Compromiso | Comercial, si se acepta | Comercial | Legal y fiscal |
| Se puede modificar | Sí | Sí | Solo con factura rectificativa |
¿Y el albarán?
El albarán es el documento que acompaña a una entrega de mercancía y que el cliente firma para acreditar que la ha recibido. No lleva impuestos ni sustituye a la factura; simplemente justifica la entrega. Muchas empresas agrupan varios albaranes en una factura mensual.
Cómo pasar de presupuesto a factura
Lo ideal es que ambos documentos compartan estructura: mismos conceptos, mismas cantidades y precios. Cuando el cliente acepta el presupuesto y terminas el trabajo, copias las líneas a la factura, añades el número correlativo, la fecha, el IVA y, si procede, la retención de IRPF. Nuestras plantillas de presupuesto y factura están diseñadas exactamente para eso. Si el trabajo final difiere del presupuesto (más horas, más materiales), refléjalo en líneas nuevas y avisa al cliente antes de facturar.
Preguntas frecuentes
¿Un presupuesto firmado es un contrato?
Sí, un presupuesto aceptado por escrito es un contrato válido. Por eso conviene incluir condiciones claras: alcance, plazos, forma de pago y qué ocurre con los cambios.
¿Puedo cobrar con una proforma?
El cliente puede pagarte con base en una proforma (por ejemplo, un anticipo), pero después debes emitir la factura correspondiente por ese importe.
¿Se puede anular una factura?
No se borra: se emite una factura rectificativa que la anule o corrija, con su propia serie y referencia a la original.
1 comentario en «Diferencia entre presupuesto, factura proforma y factura»
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